On entend par flotte de véhicules l’ensemble des voitures qui sont mises à la disposition des collaborateurs au sein d’une même entreprise. La gestion de la flotte automobile d’une structure est une opération relativement complexe. Pour parvenir à un mode d’administration plus efficace, voici quelques conseils et méthodes qu’il faudra adopter gestion d’une flotte auto.
Confier la gestion de la flotte
La gestion de la flotte de véhicule peut être confiée à un employé en interne ou à un sous-traitant. Si vous envisagez d’opter pour l’une ou l’autre de ces solutions, voici ce que vous devez savoir avant de vous lancer.
Créer un poste en interne
En fonction de la taille de la société, il est possible de recruter un gestionnaire de parc automobile ou de confier cette tâche à un employé qui la cumulera avec d’autres tâches. La présence d’un gestionnaire de parc automobile permettra de maîtriser les véhicules et d’optimiser les coûts. Il devra également assigner les véhicules selon les besoins. L’optimisation des coûts passe par le choix d’offres avantageuses pour l’entreprise comme le choix d’une carte d’essence. Le responsable du parc doit dénicher l’offre la plus intéressante et la moins contraignante pour la structure.
Sous-traiter la gestion
Il s’agira ici de déléguer la gestion de son parc automobile à une structure tierce qui est spécialisée dans ce type de services. Cette dernière joue alors le rôle d’intermédiaire entre la société et les fournisseurs de services automobiles. Ces conseils doivent avoir pour but principal l’optimisation des coûts. Le sous-traitant doit pouvoir, en fonction de son carnet d’adresses, proposer les meilleurs services à des coûts favorables.
Construire une flotte cohérente et l’entretenir
Pour parvenir à une meilleure gestion d’un parc immobilier, il faudra prêter attention à la constitution de la flotte. Vient ensuite l’entretien qui permet d’en améliorer les performances.
Construire sa flotte
Après avoir confié la gestion du parc, il faudra construire une flotte cohérente. Une flotte cohérente, c’est une flotte en phase avec les besoins et les moyens de la société. La première question à se poser est « quels sont les besoins de la société ? ». La cohérence du parc automobile commence par là. Il ne serait nullement cohérent de remplir la flotte d’une société de livraison de produits de mer avec des voitures de course.
La flotte automobile d’une entreprise n’est pas toujours constituée de véhicules achetés par l’entreprise. Pour constituer sa flotte de véhicules, une entreprise peut aussi décider d’effectuer des achats et/ou des locations. Il peut s’agir d’une location longue durée, courte durée ou d’une location avec option d’achat. Prenons l’exemple d’une société de livraison nouvellement créée et qui a pour but à court terme d’effectuer une livraison par semaine dans sa ville. Acheter des véhicules à partir de ce moment n’est pas judicieux et serait assez coûteux pour un début. La location à courte durée serait beaucoup plus adaptée. Choisir le mode de constitution du parc automobile permettra d’obtenir un résultat cohérent.
Entretenir sa flotte
Une fois la flotte créée, il faudra penser à l’entretenir. Un entretien régulier des véhicules sera important pour optimiser les coûts. Il permettra d’éviter les dépenses superflues en cas de panne. Il contribuera aussi grandement à la longévité des véhicules. Entretenir les véhicules de votre flotte, consistera aussi beaucoup à former les utilisateurs sur les spécificités de chacun des véhicules. En effet, le comportement du conducteur peut contribuer aussi bien à la préservation d’un véhicule qu’à sa dégradation. C’est une tâche que devrait assumer le gestionnaire du parc automobile.
Par ailleurs, l’importance de la carte d’essence dans le processus d’entretien des véhicules de la flotte n’est pas à négliger. Le gestionnaire devra en trouver une qui fournira le meilleur carburant, mais aussi la meilleure offre tarifaire pour optimiser les coûts. Être en phase avec les formalités en vigueur pour l’utilisation d’un véhicule entre également dans la case entretien. Assurer son véhicule, passer la visite technique, etc., sont autant d’impératifs à respecter.
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